Over de auteur
Daniel
Oprichter van ZenBTW en Revaleur (680+ reviews, 4.9★). Met 4 jaar ervaring in finance helpt Daniel marketplace-verkopers grip te krijgen op BTW, KOR en OSS, zonder dat je er een boekhouder bij nodig hebt.
BTW terugvragen in de EU betekent dat je als Nederlandse BTW-plichtige ondernemer de buitenlandse BTW die je op zakelijke kosten hebt betaald in een ander EU-land, kunt terugkrijgen via een officiële teruggaafprocedure. Je doet dit via de Nederlandse Belastingdienst, die het verzoek doorstuurt naar het betreffende EU-land. Het gaat uitsluitend om BTW op kosten die je als ondernemer hebt gemaakt, niet om BTW die je hebt afgedragen op verkopen via bijvoorbeeld OSS.
Ik herinner me nog goed hoe ik een paar jaar geleden een beurs bezocht in Keulen voor mijn Etsy-winkel. Hotelkosten, messebouw, catering — allemaal met Duits BTW-tarief van 19% op de factuur. In totaal zo'n €680 aan buitenlandse BTW. Ik dacht eerlijk gezegd: dat geld ben ik gewoon kwijt. Totdat een bevriende boekhouder me vertelde dat ik dat gewoon terug kon vragen. Ik had er nog nooit van gehoord. Dat gevoel ken ik bij veel ondernemers — ze laten geld liggen puur omdat ze niet weten dat dit bestaat.
💡 Pro-tip: ZenBTW is een gratis Nederlandse BTW-tool voor marketplace verkopers op Vinted, Etsy en Shopify die automatisch bijhoudt welke BTW-verplichtingen je hebt in de EU. Handig als je ook buitenlandse kosten maakt en wilt weten waar je staat.
Niet elke ondernemer kan zomaar aan de slag met BTW terugvragen in de EU. Er zijn een paar voorwaarden waar je aan moet voldoen. Eerlijk gezegd zijn ze niet heel ingewikkeld, maar ze worden wél vaak verkeerd begrepen.
De basisregel is: je moet in Nederland BTW-aangifte doen. Gebruik je de KOR-vrijstelling? Dan heb je geen recht op aftrek van voorbelasting, en ook niet op teruggaaf van buitenlandse BTW. Dat is een harde grens. Raadpleeg bij twijfel altijd een belastingadviseur voor jouw specifieke situatie.
Verder gelden deze voorwaarden:
Kosten die vaak in aanmerking komen: hotelkosten, brandstof, autohuur, entreekosten voor beurzen of evenementen, restaurantkosten (hoewel hier beperkingen per land gelden) en ingekochte goederen of diensten voor zakelijk gebruik. De precieze regels verschillen per EU-land, dus het is verstandig om dat per land na te gaan via Belastingdienst.nl.
Dit is het deel waar het mis gaat bij veel mensen. Er zijn drempels waar je rekening mee moet houden, en een harde deadline die je niet mag missen.
| Periode | Minimumbedrag | Deadline indienen |
|---|---|---|
| Volledig kalenderjaar | €50 (exclusief BTW) | 30 september volgend jaar |
| Kwartaal (minimaal 3 maanden) | €400 (exclusief BTW) | 30 september volgend jaar |
Dus: wil je BTW terugvragen over kosten die je in 2025 hebt gemaakt in Duitsland, België of een ander EU-land? Dan moet je het verzoek vóór 30 september 2026 hebben ingediend. Mis je die datum, dan is het definitief verloren. Geen uitzonderingen, geen coulance. Bron: Belastingdienst.nl.
⚠️ Let op: de deadline van 30 september is absoluut. Er is geen verlengingsmogelijkheid. Zet dit in je agenda en behandel het als een harde belastingdeadline — want dat is het ook.
De procedure loopt via Nederland, niet rechtstreeks naar het buitenland. Dat is eigenlijk handig — je hoeft geen account aan te maken bij de Belastingdienst van Duitsland of Frankrijk. Je regelt alles via de Nederlandse Belastingdienst, die het verzoek vervolgens elektronisch doorstuurt.
Zo werkt het in de praktijk:
Het buitenlandse belastingkantoor beslist vervolgens binnen 4 maanden. Hebben ze aanvullende vragen? Dan mag die termijn oplopen tot 8 maanden. Bron: Belastingdienst.nl.
Nee, en dit is een misverstand dat ik veel tegenkom. OSS (One Stop Shop) is het systeem waarmee je als Nederlandse ondernemer BTW afdraagt op verkopen aan consumenten in andere EU-landen. Dat is iets heel anders dan BTW terugvragen op je eigen inkoopkosten in het buitenland.
Concreet: stel je bent een Shopify-verkoper en je stuurt pakketjes naar klanten in Duitsland en Italië. Via OSS draag je die buitenlandse BTW af. Maar ga je naar een vakbeurs in Milaan en maak je kosten voor een hotelkamer en een beursstand met 22% Italiaans BTW? Dan vraag je die kosten terug via de EU-teruggaafprocedure. Twee aparte systemen, twee aparte processen.
💡 Hanteer OSS en EU-teruggaaf als twee aparte dossiers. Ze lopen via hetzelfde portaal van de Belastingdienst, maar hebben niets met elkaar te maken qua inhoud.
Dit is eerlijk gezegd het meest verwarrende deel van de hele procedure, want elk EU-land heeft zijn eigen regels over welke kosten aftrekbaar zijn. Er is geen uniforme Europese lijst.
| Soort kosten | Aftrekbaar? | Opmerking |
|---|---|---|
| Hotelkosten (zakelijk verblijf) | ✓ Ja | In de meeste EU-landen toegestaan |
| Brandstof voor zakelijk gebruik | ✓ Ja | Soms beperkt tot percentage |
| Autohuur | ✓ Ja | Zakelijk doel aantoonbaar maken |
| Beursentree en standbouw | ✓ Ja | Veelgebruikte categorie |
| Restaurantkosten | ✗ Nee/beperkt | Veel landen sluiten dit uit |
| Luxegoederen / entertainment | ✗ Nee | Vrijwel overal uitgesloten |
| Ingekochte goederen voor doorverkoop | ✓ Ja | Mits voor btw-belaste activiteit |
Kijk altijd de specifieke regels na voor het land waaruit je teruggaaf vraagt. Duitsland, Frankrijk en België hebben elk hun eigen beperkingen. Raadpleeg een adviseur als je twijfelt over een specifieke kostenpost.
Laten we een concreet scenario doorrekenen. Stel: je hebt in 2025 een beurs bezocht in Düsseldorf voor je Etsy-winkel. Je hebt de volgende kosten gemaakt in Duitsland (allemaal inclusief 19% Duits BTW):
Totaal betaalde Duits BTW: €266. Dat is het bedrag dat je terug kunt vragen. Je doet vóór 30 september 2026 een verzoek via de Nederlandse Belastingdienst. Duitsland beslist dan binnen 4 maanden. Als alles klopt, krijg je €266 rechtstreeks op je rekening gestort door de Duitse Belastingdienst.
Niet slecht voor een formuliertje van een halfuur werk. Ik weet dat veel ondernemers dit laten liggen. Begrijpelijk, want het klinkt ingewikkeld. Maar dat is het in de praktijk echt niet.
Ik heb dit onderwerp besproken met tientallen marketplace verkopers. Steeds komen dezelfde fouten terug.
30 september is absoluut. Geen verlenging, geen uitzonderingen. Veel mensen ontdekken pas in oktober of november dat ze BTW hadden kunnen terugvragen over het vorige jaar. Dan is het te laat. Zet een terugkerende herinnering in je agenda voor 1 september — dan heb je nog een maand om alles te verzamelen.
OSS en de EU-teruggaafprocedure zijn twee aparte systemen. Als je via OSS aangifte doet, vraag je daarmee geen buitenlandse inkoop-BTW terug. Dat moet je apart aanvragen. Ik zie dit misverstand erg vaak bij Shopify en Etsy verkopers die pas zijn begonnen met verkopen naar EU-landen.
Een kassabon van een Duits tankstation zonder jouw BTW-nummer erop? Die wordt vrijwel zeker afgewezen. Zorg dat je altijd een officiële factuur opvraagt, op naam van je bedrijf, met jouw BTW-nummer vermeld. Zeker bij hotels is dit relevant — vraag altijd een "Rechnung" op naam van je onderneming.
Dit is een pijnlijke. Als je de KOR gebruikt, kun je geen buitenlandse BTW terugvragen. Punt. Sommige ondernemers doen toch een verzoek en krijgen het afgewezen, wat tijd en energie kost. Check eerst je eigen BTW-status. Lees hier wat KOR betekent voor verkopen naar het buitenland.
🚫 Gebruik je de KOR? Dan kun je géén buitenlandse BTW terugvragen via de EU-teruggaafprocedure. Aftrekrecht vervalt volledig bij de KOR-vrijstelling. Bron: Belastingdienst.nl
Nee, de EU-teruggaafprocedure werkt alleen binnen de Europese Unie. Heb je kosten gemaakt in het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland of de VS? Dan gelden andere (en vaak lastiger) procedures. Het VK heeft na de Brexit een eigen systeem opgezet, maar dat staat volledig los van de EU-procedure en heeft eigen deadlines en voorwaarden.
Noorwegen, IJsland en Liechtenstein (EER-landen maar geen EU) vallen ook buiten de EU-teruggaafprocedure. Per land moet je dan nagaan of er een bilaterale teruggaafregeling bestaat. Dat is al snel maatwerk en iets voor een belastingadviseur.
Het korte antwoord: tel alle buitenlandse BTW-bedragen op je facturen bij elkaar op, per land. Dat is het maximale bedrag dat je kunt terugvragen voor dat land. Het werkelijke bedrag dat je terugkrijgt hangt af van de specifieke aftrekbaarheidsregels van dat land en of je facturen in orde zijn.
ZenBTW helpt je als marketplace verkoper bijhouden wat er speelt rond je BTW-verplichtingen in de EU. Zo weet je altijd waar je staat — en wanneer het loont om een teruggaafverzoek te doen.
Nee. Als je gebruik maakt van de KOR-vrijstelling in Nederland, heb je geen recht op aftrek van buitenlandse BTW via de EU-teruggaafprocedure. Je hebt dan geen aftrekrecht en het verzoek wordt afgewezen. Bron: Belastingdienst.nl
De behandeltermijn is officieel 4 maanden na ontvangst van het volledige verzoek. Als het buitenlandse belastingkantoor aanvullende informatie opvraagt, kan dit oplopen tot 8 maanden. Over het algemeen gaat Duitsland vrij snel; sommige andere landen nemen de maximale termijn regelmatig in beslag.
Voor een volledig kalenderjaar geldt een minimumbedrag van €50 (exclusief BTW). Voor een kortere periode van minimaal 3 maanden is dat €400 (exclusief BTW). Ligt het teruggevraagde bedrag lager, dan wijst de Belastingdienst het verzoek af. Bron: Belastingdienst.nl
Je doet dit via Mijn Belastingdienst Zakelijk, het portaal van de Nederlandse Belastingdienst. Je logt in met DigiD of eHerkenning. Nederland stuurt het verzoek vervolgens digitaal door naar het betreffende EU-land. Je hoeft dus zelf geen account aan te maken bij een buitenlandse Belastingdienst.
OSS is alleen voor het afdragen van BTW op verkopen aan consumenten in andere EU-landen. BTW die je zelf hebt betaald op zakelijke kosten in het buitenland, vraag je terug via de aparte EU-teruggaafprocedure. Dat zijn twee volledig aparte systemen die niets met elkaar te maken hebben.
→ Lees ook: OSS aangifte Nederland 2026: stap voor stap gids
→ Lees ook: BTW tarief EU landen overzicht 2026: alle percentages op een rij
→ Lees ook: Marketplace verkoper BTW aangifte: hoe doe je het in 2026?
ZenBTW berekent automatisch je BTW-status op basis van je verkopen — gratis, in minder dan een minuut.
📊 Bereken mijn situatie gratis →