Over de auteur
Daniel
Oprichter van ZenBTW en Revaleur (680+ reviews, 4.9★). Met 4 jaar ervaring in finance helpt Daniel marketplace-verkopers grip te krijgen op BTW, KOR en OSS, zonder dat je er een boekhouder bij nodig hebt.
Een geldige BTW factuur maken als ZZP'er betekent dat je een aantal verplichte gegevens op je factuur zet: je BTW-nummer, een oplopend factuurnummer, de datum, een omschrijving van je prestatie, het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en het BTW-bedrag, en het totaalbedrag inclusief BTW. Ontbreken er gegevens, dan is je factuur wettelijk gezien ongeldig — en dat kan je klant problemen geven bij het terugvorderen van voorbelasting. Je hebt geen dure software nodig: een gratis Word- of Excel-template voldoet prima, zolang alle verplichte velden erin zitten.
Ik herinner me nog goed hoe ik mijn eerste factuur maakte. Ik had net mijn eerste Shopify-klant gefactureerd, een zakelijke afnemer voor €850 exclusief BTW. Trots stuurde ik een PDF op. Twee dagen later belde hij terug: "Ik zie geen BTW-nummer op deze factuur." Ik had er gewoon niet bij nagedacht. Dat kleine foutje kostte me een week gedoe, want de klant wilde een creditnota en een nieuwe factuur voor zijn administratie. Nooit meer, dacht ik. En sindsdien weet ik precies wat er verplicht op een factuur staat.
💡 Pro-tip: ZenBTW is een gratis Nederlandse BTW-tool voor ZZP'ers en marketplace-verkopers op Vinted, Etsy en Shopify die automatisch berekent of je BTW-plicht hebt en je helpt grip te krijgen op je situatie — zonder dat je een boekhouder nodig hebt.
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat er op een factuur moet staan. Dit zijn de wettelijk verplichte vermeldingen, zoals beschreven op Belastingdienst.nl:
Dat klinkt als een lange lijst. Maar in de praktijk is het gewoon een kwestie van een goede template eenmalig goed instellen, en daarna invullen. De meeste fouten zitten niet in bewuste weglating, maar in slordigheid of het gebruik van een template die niet compleet is.
Je hebt echt geen abonnement bij Moneybird of Exact Online nodig om een goede factuur te sturen. Er zijn meerdere gratis opties die prima werken:
Zoek in Google Docs op "invoice template" en je vindt kant-en-klare templates die je direct kunt aanpassen. Het voordeel: je kunt ze makkelijk delen en altijd bij. Nadeel: de opmaak kan soms afwijken als je het als PDF exporteert. Even controleren dus.
Als je Word of Excel al hebt, kun je daar een eenvoudige factuurtemplate in maken of downloaden. Het is wat meer handwerk om in te stellen, maar daarna werkt het feilloos. Ik gebruikte zelf jarenlang een simpele Excel-sheet met automatische BTW-berekening.
Er zijn Nederlandse sites waar je gratis een factuur kunt opmaken en downloaden als PDF. Let daarbij op dat de tool ook weet welke gegevens verplicht zijn — niet elke gratis tool is even compleet.
Op Belastingdienst.nl vind je ook een overzicht van wat er op een factuur moet staan, inclusief voorbeeldfacturen. Niet de meest sexy optie, maar wel de meest betrouwbare bron voor wat er wettelijk verplicht is.
💡 Tip: maak één basisfactuur in Google Docs, zet alle vaste gegevens erin (je naam, adres, BTW-nummer, betaalgegevens), en maak daar elke keer een kopie van. Zo hoef je alleen de klantgegevens, het bedrag en de omschrijving te wijzigen. Kost je de eerste keer een half uur — daarna tien minuten per factuur.
Dit is het deel waar veel ZZP'ers struikelen. Of je BTW in rekening brengt, hangt af van je situatie:
| Situatie | BTW op factuur? | Van toepassing? |
|---|---|---|
| Normale BTW-plichtige ZZP'er | Ja — 21% of 9% | ✓ Dit ben jij als je je hebt aangemeld bij de Belastingdienst |
| ZZP'er met KOR (Kleineondernemersregeling) | Nee — vrijgesteld van BTW | ✓ Dit ben jij als je omzet onder €20.000 blijft en je KOR hebt aangevraagd |
| Vrijgestelde prestaties (bv. onderwijs, zorg) | Nee — wettelijk vrijgesteld | ✗ Geldt alleen voor specifieke sectoren |
| Factuur aan buitenlandse zakelijke klant (B2B EU) | 0% BTW — verlegd | ✗ Alleen bij intracommunautaire leveringen |
Als je de KOR hebt, zet je géén BTW op je factuur. Maar je zet er wel een vermelding op dat de factuur is vrijgesteld op basis van de Kleineondernemersregeling. Dat klinkt formeel, maar het is gewoon een zinnetje onderaan je factuur: "BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB (KOR)". Meer hoeft dat niet te zijn.
Ben je de KOR-drempel overschreden en moet je weer BTW gaan rekenen? Dan geldt dat per direct, vanaf de transactie waarmee je over de €20.000 grens gaat.
In Nederland zijn er drie BTW-tarieven. Welk tarief je gebruikt hangt af van wat je levert:
Als ZZP'er die diensten levert, is 21% vrijwel altijd het juiste tarief. Twijfel je? Dan is het raadzaam om even te checken bij de Belastingdienst of een adviseur. Het is geen schande om het niet zeker te weten — eerlijk gezegd is de grens tussen 9% en 21% soms verrassend vaag.
Stel: jij bent freelance webdesigner, je heet Lisa de Vries, je werkt vanuit Amsterdam en je hebt zojuist een website gebouwd voor een bedrijf in Utrecht. Je rekent €1.200 exclusief BTW. Zo ziet een correcte factuur eruit:
| Onderdeel | Wat je invult |
|---|---|
| Jouw naam | Lisa de Vries |
| Jouw adres | Keizersgracht 123, 1015 CJ Amsterdam |
| BTW-nummer | NL123456789B01 |
| KVK-nummer | 12345678 |
| Factuurnummer | 2026-007 |
| Factuurdatum | 14-07-2026 |
| Klantgegevens | Naam, adres en BTW-nummer van het Utrechtse bedrijf |
| Omschrijving | Ontwerp en bouw van bedrijfswebsite, inclusief 3 revisierondes |
| Bedrag excl. BTW | € 1.200,00 |
| BTW (21%) | € 252,00 |
| Totaal incl. BTW | € 1.452,00 |
| Betalingstermijn | 14 dagen na factuurdatum |
| IBAN | NL91 ABNA 0417 1643 00 |
Dat is alles. Geen toeters en bellen. Een heldere factuur met alle verplichte gegevens is beter dan een mooi design zonder BTW-nummer.
In al die jaren dat ik zelf factureerde en met andere verkopers praatte, zag ik steeds dezelfde fouten terugkomen. Hier zijn de grootste:
Dit is de meest voorkomende fout. Je BTW-nummer ziet er zo uit: NL123456789B01. Die "B01" aan het einde vergeten mensen regelmatig. Zonder dat nummer kan een zakelijke klant de BTW niet terugvorderen bij de Belastingdienst, en dat is vervelend voor zijn administratie.
Je mag zelf een systeem kiezen, maar het moet oplopend en uniek zijn. Twee facturen met hetzelfde nummer is een probleem bij een eventuele controle. Ik maak zelf gebruik van het jaar plus een driecijferig volgnummer: 2026-001, 2026-002, enzovoort. Simpel en overzichtelijk.
Sommige ZZP'ers zetten alleen het totaalbedrag inclusief BTW op de factuur. Dat is onvoldoende. Je moet expliciet het bedrag exclusief BTW én het BTW-bedrag apart vermelden. Dus niet alleen "€ 1.452 incl. BTW" — dat is ongeldig.
Als je de KOR gebruikt en dus geen BTW in rekening brengt, moet je dat wel vermelden op je factuur. Zet er altijd een korte tekst bij zoals: "BTW vrijgesteld op grond van de Kleineondernemersregeling." Zonder die vermelding weet de klant niet waarom er geen BTW op staat — en dat kan vragen opleveren.
⚠️ Let op: als je de KOR hebt en toch BTW op je factuur zet, ben je die BTW verplicht af te dragen — ook als je er geen recht op had. De Belastingdienst houdt je aan wat er op je factuur staat. Bron: Belastingdienst.nl
Je bent wettelijk verplicht je facturen 7 jaar te bewaren. Digitaal mag, maar zorg dan wel dat de bestanden leesbaar en compleet blijven. Een map in Google Drive met je PDF-facturen per jaar werkt prima. Voor onroerend goed geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
Als je levert aan een andere ondernemer of rechtspersoon, ben je in principe verplicht een factuur te sturen — ook als je de KOR hebt. Lever je alleen aan particulieren? Dan is een factuur niet altijd wettelijk verplicht, maar in de praktijk verstandig om toch te doen. Een kassabon of ontvangstbevestiging kan dan ook volstaan.
Twijfel je of je überhaupt BTW-plichtig bent als kleine ondernemer? Dat hangt af van je omzet, je activiteiten en of je de KOR hebt aangevraagd. Als je net start, is het slim om dat snel helder te hebben — want een verkeerde aanname kost je later veel tijd.
🚨 Stuur je facturen naar zakelijke klanten in andere EU-landen zonder BTW (verlegd)? Dan moet je in principe OSS of een apart BTW-nummer in dat land regelen, afhankelijk van wat je verkoopt. Dit is een apart onderwerp — raadpleeg een adviseur als je hierover twijfelt.
Een factuur hoeft er niet fancy uit te zien, maar een beetje structuur helpt wél. Wat ik zelf deed: ik voegde mijn logo toe (gewoon een simpele afbeelding in Word), gebruikte één kleur voor de kopregel, en zorgde dat mijn IBAN en betalingstermijn altijd onderaan stonden. Dat geeft een professionele indruk zonder dat je er uren aan kwijt bent.
Denk ook aan een duidelijke betalingstermijn. Standaard is 30 dagen, maar 14 dagen is ook gangbaar en zorgt voor snellere betaling in de praktijk. Vermeld die termijn altijd expliciet — "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum" is duidelijker dan niets.
Als je meer facturen gaat sturen en het handmatige werk je begint op te breken, is het de moeite waard om te kijken naar een gratis alternatief voor Moneybird — er zijn goede opties die ook je BTW-administratie bijhouden.
Verplichte vermeldingen zijn: je naam en adres, je BTW-identificatienummer, een oplopend factuurnummer, de factuurdatum, naam en adres van de klant, een omschrijving van de prestatie, het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief, het BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW. Bron: Belastingdienst.nl.
Ja, dat mag. Er is geen verplichting om factuursoftware te gebruiken. Een Word- of Excel-template is volledig geldig zolang alle wettelijk verplichte gegevens erin staan en je de facturen daarna goed bewaart.
Ja, als je levert aan andere ondernemers of rechtspersonen ben je in principe verplicht een factuur te sturen. Op die factuur zet je geen BTW, maar je vermeldt wel dat de factuur is vrijgesteld op grond van de Kleineondernemersregeling (KOR).
Je mag zelf een systeem kiezen, zolang de nummering oplopend en uniek is. Veel ZZP'ers starten met 2026-001 of F001. Het gaat erom dat geen twee facturen hetzelfde nummer hebben — meer eisen stelt de Belastingdienst er niet aan.
Je bent wettelijk verplicht facturen 7 jaar te bewaren. Voor onroerend goed geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Digitale bewaring is toegestaan, mits de facturen leesbaar en volledig blijven. Bron: Belastingdienst.nl.
→ Lees ook: Factuur sturen als KOR ondernemer: verplicht of niet?
→ Lees ook: Kwartaalaangifte BTW zelf invullen in Nederland: stap voor stap (2026)
→ Lees ook: Wanneer ben je BTW plichtig in Nederland? De regels voor 2026
Beantwoord 4 vragen en ontdek direct of jij BTW-plichtig bent, de KOR kunt gebruiken of OSS-plichtig bent.
Doe de BTW-plicht check →ZenBTW berekent automatisch of je BTW-plichtig bent, de KOR kunt gebruiken of OSS nodig hebt — gratis, in minder dan een minuut.
📊 Bereken mijn situatie gratis →